第一章 总 则

第一条 为规范我局人事档案管理，有效地保护和利用好人事档案，根据《中华人民共和国档案法》和有关干部、职工档案管理规定，结合我局实际，特制订本办法。  　

第二条 人事档案管理工作，必须严格贯彻执行国家、省、市、区有关档案、保密的法律、法规和制度，确保人事档案的完整和安全。

第二章 人事档案管理范围

第三条 区人事部门负责统一管理单位在编干部职工的人事档案，严禁私自保存档案。 

第四条 干部职工辞职、退职、被辞退、被除名等，其档案原则上转至人才交流服务中心。 　

第三章 人事档案收集、鉴别和归档。

第五条 人事档案要注意收集有关干部职工在工作学习中形成的反映其德、能、勤、绩的材料，并及时归档，不断充实档案内容。收集归档的范围主要包括：

(一)干部职工调配(复转军人安置)、任免、考察、考核等工作中形成的各类人员登记表(如干部履历表等)、任免呈报表(包括上报的考察材料等)、鉴定、干部考核登记表、考核形成的综合材料、退(离)休审批表和军队复转军人审批表； 　　

(二)录用和聘用干部职工工作中形成的录用和聘用审批表、政审(考核)材料、辞退材料等； 　

(三)办理出国、出境人员审批工作中形成的审批表、登记表及在国外、境外表现情况的鉴定材料； 　

(四)办理干部职工工资、待遇工作中形成的登记表、审批表和解决待遇问题的批复材料； 　　

(五)国民教育、成人教育和干部职工培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩表、毕业登记表、授学位的材料、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定材料； 

(六)更改姓名、民族、年龄、国籍、加入党派时间，参加工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复以及所依据的证明材料； 　　

(七)党团组织建设中形成的材料； 

(八)干部、职工审查工作中形成的材料； 

(九)表彰奖励活动中形成的材料； 　　

(十)组织上布置填写的履历、自传、组织鉴定、自我鉴定等材料； 　　

(十一)纪律检查、监察和行政管理等工作中形成的处分决定(免予处分的意见)、记过材料、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查、交待材料、通报批评材料； 　　

(十二)干部职工的创造发明、科研成果、著作、译著、重大有影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等目录； 　　

(十三)体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残，确定残废等级的材料； 　　

(十四)其他可供组织参考的有保存价值的材料。 　　

第六条 对于搜集的材料，必须进行认真的鉴别。属于归档材料必须符合下列要求： 　　

(一)必须是办理完毕的正式文件材料，且系原件(复印件不得为凭)； 　　

(二)必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，写明承办单位及时间； 　　

(三)必须手续完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章；组织鉴定、审查结论(复查结论)、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等，须经本人见面签字(本人见面后未签字的由组织注明)；任免呈报表(包括上报的考察材料)和录用聘用审批表，必须注明批准的机关名称、时间和文号；出国、出境审批表，要注明出国(境)和返回的时间及出国(境)的目的； 　　

(四)档案材料须统一使用十六开规格的办公用纸，且须用钢笔(或毛笔)和碳素墨水(或蓝黑墨水)书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。 　　

第七条 归档材料的收集方法和程序： 　　

(一)形成人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，负责按要求把应归档的材料送区人事部门归档。

(二)人事科要经常了解和掌握形成人事档案材料来源的信息，沟通渠道，建立联系制度，及时向形成材料的部门收集应归档的材料。 　　

(三)人事科发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，补送有关材料或补办有关手续，形成材料的部门应按规定认真办理。 　　

(四) 人事科应根据干部职工的人事任免、工资变动情况，及时将其职务变动和工资变动的情况记载入档案。 　　

第四章 人事档案保管与保护

第八条 对人事档案，应遵循“安全保密、易于查找”的原则进行严密科学的保管。 　　

第九条 人事档案的保管与保护由区人事部门档案管理员负责。

第十条 人事档案应放入专用铁皮卷柜内保管，并注意做好防火、防潮、防蛀、防盗、防光和防高温等安全措施。同时应保持房间内的清洁和适宜温、湿度。 　　

第十一条 建立登记和统计制度。认真做好人事档案的转出、转入、借阅、转递、索引登记，每年应全面核对一次人事档案，发现问题及时解决。 

第五章 人事档案的查阅、借用与转递

第十二条 因工作需要查阅和借阅人事档案，须遵守下列规定： 

(一)查阅者应填写《查阅人事档案审批表》，并按区查阅人事档案的规定办理手续。 　　

(二)人事档案一般不外借,如必须借出使用时，要说明理由,经管委会分管领导批准,并严格履行登记手续,限期归还,不得擅自转借他人。 　　

(三)任何个人不得借阅和借用本人及其直系亲属的档案。 　　

(四)查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违纪者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。 　　

(五)借阅、查询档案的单位和个人，不得擅自拍摄、复制档案内容。确因工作需要从档案中取证的须事先获得领导批准。 　　

第十三条 干部职工工作调动(或因职务变动调离)后应及时将其人事档案转给新的主管单位。转递档案应遵守下列规定：  　　

(一)人事档案通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部、职工本人自带。 　　 

(二)转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。 　　

(三)收到档案、经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。