一、为加强文秘档案管理，逐步达到规范化、科学化、制度化，制定本办法。

二、办公室文秘档案管理人员统一签收文件、信件以及各种会议带回的材料。

三、文件签收登记后，应及时转交局领导传阅，然后按批示转交有关人员传阅，次日前送还文秘档案管理人员。凡属绝密文件，每日下班前必须交回，因工作需要带出或借阅文件材料，应办理借阅手续，用后及时退还，严禁文件的横向传阅。

四、需办理的批文，有关人员应尽快按局领导批示办理，并在文件处理单上将办理情况注明，签字后交给文秘档案管理人员。

五、每季末要清缴一次文件，该退的要及时退还，多余的文件予以销毁。

六、所有发文（包括上报和下发）一律由局长签发；各部门需要上报或下发的文件、通知及其它材料须经办公室统一审阅核发。所有正式发文一律使用发文稿纸，填齐所列项目，底稿附后，由指定人员打印，拟稿人负责校对。

七、文秘档案管理人员将所发文件进行分类编号登记，需上报下发的由文秘档案管理人员或有关人员负责报发；文件发出后，文秘档案管理人员必须将文件底稿和印件一份存档。

八、局办公室、法制科、执法监督科行政公章均由部门领导指定专人保管，部门领导批准后方可使用，同时进行使用登记；专项印章由各部门负责保管使用；大队行政章由常务副大队长保管，不得用于作出具体行政行为。（妇联、工会、纪检）

九、局介绍信由局办公室统一编号管理，使用时坚持审批手续，严禁使用空白介绍信。

十、局档案实行集中统一管理，各部门档案于每年年底整理后交办公室档案管理人员一并归档立卷。

文秘档案管理人员要根据档案管理的有关规定鉴别归档文件、材料的范围和保管期限。

文秘档案管理人员要做到当日收文，当日编号、登记、分发，及时准确地做好收进、移出、整理、鉴定、保管档案的工作。

十一、外单位查阅档案资料的，须持所在单位介绍信，并写明借阅人姓名、身份、借阅目的、范围、期限和使用方法才能办理查阅，一般只能在本档案室查阅，如有特殊情况需外借档案，必须经主管领导批准后办理登记手续，并应按期归还。

十二、借阅机关和借阅人应负责维护借阅档案的完整和安全，不能转借和私自影印、复制、翻印，不得遗失、拆散、调换、抽取、污损、批注。

十三、不得将借出档案带至公共场所、宿舍或其他不适宜的地方，外出开会需携带档案或抄录、复印档案材料应取得档案部门和主管领导批准。

十四、档案要存放有序，档案柜（铁皮柜）要保持清洁，严禁放其它物品。档案存放地点要有防盗、防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防高温的安全措施。

十五、文秘档案管理人员要尽职尽责，如人为造成档案丢失或破损要及

时向领导汇报，以便采取补救措施，造成严重后果的要追究文秘档案管理人

员的责任，给予行政纪律处分。

十六、任何人不准将档案材料秘密文件带到与工作无关的场所，提供利用档案、复印档案材料的，须经领导批准。       

十七、档案移交、销毁、遗失等，要注明原因和保存依据。

十八、档案管理人员调动工作时，应在离职前做好档案移交工作和办理交接手续。

十九、文秘档案管理人员每年对无保存价值的档案编造销毁清册，经局领导审批后销毁。